Archívum (levéltár) — meghatározás, feladatok és különbség a könyvtáraktól

Archívum (levéltár): meghatározás, feladatok és a könyvtáraktól való különbség — egyedi nyilvántartások, megőrzés, hozzáférés és levéltári tudomány áttekintése.

Az archívum nyilvántartások gyűjteménye. A kifejezést arra a helyre is használják, ahol ezeket a feljegyzéseket tárolják. Az archívumok olyan feljegyzésekből állnak, amelyek egy egyén vagy szervezet életének folyamán keletkeztek. Az archívum általában olyan iratokból áll, amelyeket állandó vagy hosszú távú megőrzésre választottak ki. Az iratok, amelyek bármilyen adathordozón lehetnek, a könyvekkel és más kiadványokkal ellentétben általában nem publikáltak. Az archívumokat nagy szervezetek, például vállalatok és kormányok is létrehozhatják. Az archívumok abban különböznek a könyvtáraktól, hogy az archívumok olyan nyilvántartásokat őriznek, amelyek egyediek. Az archívumokat úgy lehet leírni, mint amelyek a tevékenységek információs "melléktermékeit" tárolják, míg a könyvtárak kifejezetten szerzői információs "termékeket" tartanak. Az "archívum" szó a helyes terminológia, míg az "archívum" mint főnév vagy ige az informatikához kapcsolódik.

A levéltárakban dolgozó személyt levéltárosnak nevezik. A levéltárakban található információk és anyagok rendszerezésének, megőrzésének és az azokhoz való hozzáférés biztosításának tanulmányozását és gyakorlatát levéltári tudománynak nevezzük.

Mire szolgál egy archívum?

Az archívumok alapvető feladatai többek között:

• Gyűjtés és válogatás: a fontos, jogi, történeti vagy szervezeti szempontból értékes iratok kiválasztása és átvétele.
• Rendezés és leírás: a dokumentumok rendszerezése, alapadatok (dátum, készítő, tartalom) rögzítése és kutatható leíró egységek létrehozása.
• Megőrzés és konzerválás: fizikai és digitális állományok hosszú távú védelme (pl. környezeti szabályozás, restaurálás, archiválás).
• Hozzáférés biztosítása: kutatók, intézmények és a közönség tájékoztatása és a másolatkérés, kölcsönzés vagy kutatószobai szolgáltatások működtetése.
• Tájékoztatás és oktatás: kiállítások, ismeretterjesztés, tudományos és iskolai együttműködések.

Az archívum és a könyvtár közötti különbség

Fontos különbségek:

• Egyediség: Archívumokban az eredeti, egyszeri dokumentumok találhatók; könyvtárakban többszörözött, kiadott művek.
• Proveniencia (forrás szerinti elv): az archívumokban megőrzik az anyag eredeti képzőjét és eredeti rendjét (respect des fonds és eredeti rend elve).
• Rendezés célja: a könyvtári anyagokat tárgyszavak és osztályozás alapján keresik; az archívumi anyagokat a keletkezési forrás és szervezeti viszonyok szerint írják le.
• Használat: archívumi anyagok gyakran kutatószobában használhatók, nem kölcsönözhetők ki otthoni használatra, és kezelési szabályok vonatkoznak rájuk.

Archívumi gyakorlatok és megőrzés

A megőrzés gyakorlata magában foglalja a fizikai és digitális konzerválást:

• Környezeti feltételek: stabil hőmérséklet és páratartalom, pormentes tárolás, savmentes csomagolóanyagok.
• Restaurálás: sérült dokumentumok szakmai helyreállítása és rögzítése.
• Digitalizálás: a tartalom digitális másolatának készítése kutatás és megóvás céljából; ugyanakkor a digitalizálás nem helyettesíti mindig az eredeti megőrzését.
• Selejtezés és válogatás: az archiválásnál fontos az értékmegítélés: mely dokumentumok őrzendők meg hosszú távon, és melyeket lehet selejtezni.

Digitális archívumok és born-digital anyagok

A digitalizálás mellett ma egyre fontosabb a született digitális (born-digital) anyagok kezelése. Ezek megőrzése speciális eljárásokat igényel:

• formátumok és olvashatóság megőrzése (migráció, emuláció),
• adatintegritás biztosítása (ellenőrző összegek, verziókezelés),
• metaadatok rögzítése a kereshetőséghez és az eredet hitelességéhez.

Hozzáférés, jog és adatvédelem

Az archívumokban őrzött anyagokhoz való hozzáférést törvények és intézményi szabályok szabályozzák. Személyes adatok, titkos vagy érzékeny információk esetén korlátozások lehetnek, és a kutatóknak előírt eljárásokat (például kutatói igazolvány, használati szabályzat, másolatkészítési díj) kell követniük. Emellett az ügyállományok jogi bizonyítéki szerepe miatt fontos a megőrzés és hitelesség fenntartása.

Típusok és példák

Archívumok példái:

• nemzeti levéltárak (országos történeti források),
• állami és önkormányzati levéltárak (hivatalos iratok),
• intézményi és vállalati levéltárak (céges dokumentumok, szerződések),
• egyházak és civil szervezetek levéltárai,
• közösségi és magánarchívumok (helytörténeti gyűjtemények, személyes hagyatékok).

A levéltáros szerepe és képzés

A levéltáros feladatai közé tartozik a gyűjtemények kezelése, dokumentumok rendezése és leírása, konzerválás koordinálása, kutatói tájékoztatás és digitális rendszerek kezelése. A szakmai ismeretek közé sorolhatók a levéltári elvek (pl. proveniencia, eredeti rend), konzerválási alapok, metaadat-modellek és jogi ismeretek. Sok helyen könyvtár- és informatikai tudás is szükséges a korszerű digitális szolgáltatásokhoz.

Hol érdemes keresni további információt?

Részletes információkért érdemes felkeresni a helyi vagy országos levéltárak honlapját, szakmai szervezetek kiadványait, valamint a levéltárakban működő kutatószobákat. A levéltárosok készséggel segítenek a források felkutatásában, a leíró eszközök használatában és a hozzáférési lehetőségek ismertetésében.

Kérdések és válaszok

K: Mi az az archívum?

K: Mi a különbség az archívum és a könyvtár között?

K: Mi a levéltáros feladata?

K: Melyek az archívumok forrásai?

K: Mi a helyes terminológia egy iratgyűjteményre?

K: Mi az a levéltári tudomány?

K: Az archívumokban lévő iratokat mindig közzéteszik?

Keresés betűvel