Levéltáros: az archívumok, iratmegőrzés és levéltártudomány szerepe

Ismerje meg a levéltáros szerepét: archívumok, iratmegőrzés és levéltártudomány gyakorlata, értékválogatás és hozzáférés — szakmai útmutató és példák.

A levéltáros olyan szakember, aki hosszú távú értéket képviselő információkat gyűjt, rendszerez, őriz, felügyel, és hozzáférést biztosít azokhoz. A levéltáros által kezelt információk bármilyen hordozóeszközön (fényképek, video- vagy hangfelvételek, levelek, dokumentumok, elektronikus feljegyzések stb.) tárolhatók.

Ahogy Richard Pearce-Moses írta: "A levéltárosok olyan iratokat őriznek, amelyek a múlt megbízható emlékeiként maradandó értékkel bírnak, és segítenek az embereknek megtalálni és megérteni a szükséges információkat ezekben az iratokban".

Nem mindig könnyű meghatározni, hogy mely nyilvántartásoknak van maradandó értéke. A levéltárosoknak ki kell választaniuk az olyan értékes iratokat is, amelyek elég értékesek ahhoz, hogy indokolják a tárolás és megőrzés költségeit, valamint a rendezés, leírás és referenciaszolgáltatás munkaigényes kiadásait. A levéltári gyakorlatot alátámasztó elméletet és tudományos munkát nevezzük levéltártudománynak.

Mit csinál a levéltáros?

A levéltáros szerepe több területre terjed ki; a fő feladatok közé tartoznak például:

• Értékválasztás (appraisal): eldönti, mely iratok őrizendők meg hosszú távon;
• Átvétel és gyarapítás: dokumentumok átvétele, akvizíciók kezelése, szerződések és átadási jegyzőkönyvek készítése;
• Rendezés és leírás: rendszerezés logikai egységek szerint, leíró adatok (metadata) készítése, hogy később könnyen megtalálhatók legyenek az anyagok;
• Megőrzés és konzerválás: fizikai és kémiai beavatkozások a dokumentumok állagának megóvására, valamint környezeti feltételek biztosítása (hőmérséklet, páratartalom, fényvédelem);
• Digitális megőrzés: digitális állományok fenntartható tárolása, migrálása, fixitás-ellenőrzés és hosszú távú hozzáférés biztosítása;
• Referencia- és kutatószolgálat: segítségnyújtás kutatóknak, tájékoztatás, kutatási kérdések kezelése;
• Oktatás és közönségkapcsolat: kiállítások, szabadtéri programok, előadások és iskolai együttműködések szervezése;
• Vészhelyzeti tervezés: katasztrófa-megelőzés, mentési tervek és gyakorlatok kidolgozása.

Iratmegőrzés és konzerválás

A fizikai anyagoknál a levéltárosok a megőrzés érdekében alkalmaznak különböző módszereket: savmentes dobozok és tasakok használata, stabil környezeti feltételek fenntartása, penész- és kártevő-ellenőrzés, valamint szükség esetén restaurátori beavatkozások. Külön figyelmet igényelnek a fénykép-, film- és mágnesszalag-gyűjtemények, amelyek speciális raktározást és szaktudást kívánnak.

Digitális levéltározás — kihívások és megoldások

A digitális anyagok megőrzése technológiai és szervezési kihívásokat tartogat: fájlformátumok elavulása, médiahibák (bit rot), metaadatok hiánya és a tárolórendszerek meghibásodása. A levéltárosok ezért alkalmazzák a következő eszközöket és elveket:

• Fixity és ellenőrzés: ellenőrzőösszegek (checksum) rendszeres vizsgálata;
• Migráció és emuláció: adatok átkonvertálása új, támogatott formátumokba vagy régi rendszerek emulálása;
• Metadatok: strukturált leíró és technikai metaadatok (pl. Dublin Core, PREMIS);
• Digitális archiválási modellek: OAIS elv, hosszú távú tárolási stratégiák;
• Biztonsági mentés és földrajzi redundancia: több helyen tárolt másolatok a kockázatok csökkentésére.

Rendezés, leírás és kereshetőség

A levéltári anyagok rendszerezése és leírása nélkülözhetetlen a használhatósághoz. Nemzetközi ajánlások és szabványok segítik a munkát, például az ISAD(G) (tárgyi leírásra), az EAD (digitális leírásokra) és a Dublin Core (egyszerű leíró metaadatokra). A jól strukturált leírás lehetővé teszi, hogy az anyagok katalógusokban, online adatbázisokban és digitális repozitóriumokban könnyen kereshetők legyenek.

Jog, etika és adatvédelem

A levéltárosoknak jogi és etikai szempontokat is figyelembe kell venniük: iratok hozzáférhetősége, adatvédelmi előírások (pl. GDPR), szerzői jogok, valamint titkosítási vagy hozzáférési korlátozások. Gyakori feladat a letiltott vagy részben hozzáférhető állományok kezelése, valamint személyes adatok védelme.

Levélátárusi intézmények és gyűjteménytípusok

Levélátárak különböző szinteken működnek: nemzeti (pl. Országos Levéltár), regionális, városi, egyházi, intézményi (egyetemek, vállalatok) és magángyűjtemények. Mindegyik típusnak más a feladata és a gyűjtési profilja — például egy vállalati levéltár a szervezet működésére vonatkozó üzleti iratokat őrzi, míg egy történeti levéltár helyi közösségek iratait gyűjti.

Képzés, készségek és szakmai szervezetek

A levéltárosok általában felsőfokú képzést szereznek levéltártudományból, könyvtártudományból vagy kapcsolódó területekről. Fontos készségek: rendszerezés, kutatói támogatás, konzerválási ismeretek, IT- és digitális archiválási ismeretek, jogi tájékozottság és kommunikációs készség. Nemzetközi és hazai szakmai szervezetek (pl. International Council on Archives, valamint hazai levéltárosi egyesületek) támogatják a szakmai fejlődést és az együttműködést.

Miért fontos a levéltáros munkája a társadalom számára?

Levélátárok nélkül a közösségek, államok és intézmények története részben elveszne. A levéltárosok biztosítják a kollektív emlékezet fenntarthatóságát, támogatják a jogi és igazgatási folyamatokat (pl. bizonyítékok megőrzése), segítik a tudományos kutatást, és hozzájárulnak a közösségi identitás megőrzéséhez. Emellett a nyilvános hozzáférés és átláthatóság egyik kulcselemét jelentik a demokratikus társadalomban.

Gyakorlati tanácsok a kutatóknak és a nagyközönségnek

• Keresés előtt tájékozódjon a levéltár online katalógusáról és nyitvatartásáról.
• Ha kérdése van a kutatási lehetőségekről, forduljon előzetesen a referencia-szolgálathoz.
• Digitális anyagok esetén ellenőrizze a használati feltételeket és a szabadságjogokat.
• Ritka vagy sérülékeny anyagok esetén kövesse a levéltár kezelési előírásait (kesztyű, ceruza használata stb.).

Összefoglalva: a levéltárosok munkája sokrétű, szakmai és etikai elvárásokkal terhelt, ugyanakkor alapvető a kulturális örökség és a társadalmi emlékezet megőrzéséhez. A modern levéltárak egyre inkább ötvözik a hagyományos konzerválási gyakorlatokat a digitális technológiák adta lehetőségekkel, hogy a jövő generációi is hozzáférhessenek a múlt forrásaihoz.

Kérdések és válaszok

K: Mi az a levéltáros?

K: Milyen információkat őrizhet meg egy levéltáros?

K: Mi a levéltáros szerepe?

K: Milyen eljárást alkalmaznak a levéltárosok a nyilvántartások kiválasztására?

K: Miért nem mindig könnyű meghatározni, hogy mely iratoknak van maradandó értéke?

K: Mi a levéltári gyakorlatot alátámasztó tudományos munka neve?

K: Milyen kiadásokkal jár a levéltáros által kezelt információkhoz való hozzáférés biztosítása?

Keresés betűvel